כל אחד
מאיתנו טרוד מאוד בקריאת מסמכים רבים המגיעים אליו מגורמים שונים, ובמענה לחלקם, פעילות הגוזלת לעיתים
זמן רב, והזמן הוא יקר לכולנו.
המסמך מציג אוסף של עצות שימושיות בתקווה לסייע לכל אחד מאיתנו להתמודד בצורה המיטבית עם המשימות המוטלות עלינו במערכת
הדואר האלקטרוני.
פעם שרנו על "האוטו האדום" שהוביל את דברי הדואר, והיום כל אחד מאיתנו יכול בלחיצת כפתור לשלוח במהירות הבזק מכתבים לכל רחבי העולם.
להלן סקירת עצות לשימוש יעיל בדואר האלקטרוני, חלקן הפכו לנוהלי עבודה בארגונים רבים בארץ ובעולם : (
מופנה כמובן לנשים ולגברים !)
(1) נסה להפוך את הקריאה/כתיבה של דואר
למטלה בעדיפות נמוכה.
אנשים רבים מוצאים עצמם מבלים שעות רבות בקריאה/כתיבה של דברי דואר, ובסוף
יום העבודה מגלים שלא הספיקו לבצע מטלות חשובות הקשורות לעבודתם.
עדיף להתמקד מספר מצומצם של פעמים במשך היום בטיפול בדברי דואר חשובים,
ולהתמקד בשאר הזמן במשימות החשובות באמת בעבודה : אל תאפשר לדבר דואר
כלשהו (או שיחת טלפון) להפסיק את פעילותך על משימה חשובה.
(2) אל תשלח הודעת דואר אלא אם כן היא נחוצה.
(3)
תנסה לכתוב הודעה מקוצרת / תמציתית.
(4) שלח את הודעת הדואר רק למי שההודעה יכולה לסייע לו או למי שצריך לפעול בתגובה
לה : שיתוף מידע הוא דבר חשוב רק עבור מי שהתוכן רלבנטי עבורו.
(5) תענה רק לדברי דואר המתייחסים לפעילויות שאתה מבצע.
(6) לפני כל משלוח של הודעה לרשימת תפוצה נרחבת, תנסה לחשוב עד כמה
ההודעה באמת חשובה לכולם.
(7) תנסה עד כמה שאפשר לציין מידע מנחה על תוכן ההודעה כבר בכותרת שלה.
דוגמה : בהודעה על פגישה
רצוי לכלול בכותרת זמן, מיקום ונושא.
(8) תנסה לסכם בשורות הראשונות את מטרת משלוח ההודעה, את הפעילויות הנדרשות
ואת מידת הדחיפות ולוח הזמנים הנדרש לביצוע.
בהמשך יופיע מלל מפורט יותר על מהות ההודעה.
(9) מן הראוי שביקורת על מישהו תאמר אישית (טלפון או פגישה פנים אל פנים) ובאווירה
חיובית , ולא בהודעת דואר. יש ארגונים השולחים הודעת פיטורים בהודעת דואר.
(10) רצוי לרשום את המידע החשוב בהודעה בפיסקה הראשונה של ההודעה מכמה סיבות :
א. אנשים עייפים מלקרוא הודעות ארוכות.
ב. תשומת הלב ממוקדת בקריאת תחילת ההודעה.
ג. יש קוראים הרגילים לקרוא רק את המשפטים הראשונים בכל
הודעה.
ד. כתיבה קצרה ותכליתית מבטאת את התחשבותך בזמנם היקר של האחרים.
(11) בחן את שם השולח ונושא ההודעה לפני כניסה להודעה עצמה : במקרים רבים תוכל
לבטל את ההודעה לאחר זיהוי מהיר ,שהיא לא רלבנטית עבורך.
(12) רצוי להשתמש בתכונת : Out of the office"" כמענה אוטומטי לשולח, כדי שידע מתי
אתה לא נמצא במשרד, וכמו כן כדאי שתציין מיקום אלטרנטיבי בו ניתן להשיגך במידה
וההודעה חשובה לטיפול מיידי.
(13) כדאי לכלול במידת האפשר את תמצית ההודעה בגוף ההודעה ולא במסמך מצורף
הדורש זמן נוסף לקריאתו (לדוגמה : פתיחת מסמך WORD).
(14) לאחר קריאת הודעה מומלץ להגיב לה מיד, ולא להעבירה ל"תיק מסמכים לטיפול" :
חוסך גישות נוספות לאותה הודעה.
(15) רצוי להשתמש בתג חשיבות ההודעה כדי לסמן לנמענים את חשיבותה.
(16) חשוב להשתמש באופצית "תכנון לוח פגישות" של הדואר האלקטרוני, כדי לאפשר
לאחרים לדעת מתי אתה פנוי לפגישה.
(17) כאשר מדובר בהודעה ארוכה , מומלץ להציג ראשי פרקים בתחילת המסמך, כדי
שהקורא יוכל לקפוץ לנושא המעניין אותו.
(18) יש להשתמש באופציות בקרת הגעת דואר בצורה נבונה : במקרים רבים אין צורך
לבקש קבלת אינדיקציה בעת קריאת המסמך על ידי הנמען.
(19) יש להשתמש בזהירות בתכונת "Reply to all" כדי לא להטריד בתשובתך שלא לצורך
את כל הנמענים.
(20) כאשר אתה מתייחס בתשובתך לציטוט מהודעה קודמת, יש לכלול בתשובה רק את
הקטע הרלבנטי.
(21) רצוי לא להשתמש בדואר אלקטרוני בהפצת "מידע רגיש" או כאשר מדובר בנושאים
רגשיים.
(22) הדגש בהודעה (קו תחתון או הדגשה) משימות שאתה מבקש מאחרים לבצע – אחרת,
יתכן והנמענים לא יראו זאת.
(23) זהה את עצמך בסיום כל הודעה בשם ,כתובת וטלפון.
(24) יש להוסיף רק לאחר שיקול דעת תכונות מיוחדות כמו : גרפיקה, צבעים ופונטים
מיוחדים ומולטימדיה מסוג כלשהו.
סיכום : "אימוץ" העצות שהוצגו (חלקן או כולן) יאפשר לכל אחד מאיתנו לבלות פחות זמן בקריאה וכתיבה של הודעות דואר , ויאפשר לנו בזמן המתפנה לבצע פעילויות חשובות יותר.
סיכומים נוספים אודות עצות לשימוש יעיל בדואר האלקטרוני בעיקר לאדם העסוק