http://www.documents.co.il

סריקת מסמכים בחכמה ליצירת ארכיון דיגיטלי 
בעקבות הקדמה הטכנולוגית, ארגונים רבים עוברים לעבודה ללא נייר. הסיבה העיקרית לכך היא חסכון עצום בכסף, זמן ושטחי אחסון יקרים. מנהל הארגון מעוניין שתשומת לב העובדים תתרכז בתחום עיסוקים והתמחותם ולא בתיוק מסמכים בקלסרים והכנסתם לארכיון.
 
ארגונים גדולים ומוסדיים נוטים להעסיק מספר עובדים באיסוף המסמכים בארגון, תיוקם בקלסרים (עבודה שאורכת זמן רב כשלעצמה), החזרת הקלסרים למקום או אחסונם ושליחתם בארכיב.
 
הקדמה הטכנולוגית מאפשרת כיום לארגון להוזיל את עלויותיו באמצעות העסקת עובד פנימי שיתמחה בארכוב ואחסון מידע. אותו עובד יטפל במסמכי הארגון, ירכז אותם, יסרוק אותם, יגדיר  את הנתונים הדרושים, יאחסן אותם בתיקיות הרצויות בשרת (ויבצע גיבוי ושמירתם ע"ג תקליטורים). במקום לאחסן את המסמכים בקלסרים ותיקיות התופסים שטח רב ויקר במשרד הארגון יכול לוותר על שמירת הניירת החל מהרגע שהיא נסרקה ועברה למדיה דיגיטלית (אלא אם כן חלה עליה חובת שמירה למספר שנים).
 
בארגונים גדולים שטחי האחסון (הארכיב) מתפרסים על מאות מטרים יקרים המכילים תיקים רבים. מלבד עלות האחסון היקרה  קיים סיכון שהניירת לא תשמר בצורה טובה ובטוחה והמסמכים יצהיבו, יתבלו ויעלו עובש באופן כזה שיהפכו להיות בלתי קריאים.
 
פן נוסף הוא הפן הבטיחותי. במקרים כגון פריצה וגניבת המסמכים, הצפת שטח האחסון, שריפת המסמכים, ארועי טרור או כל אסון ארגוני אחר, כל המידע שנצבר בארגון ייעלם אף הוא ולא יהיה ניתן לאחזרו.
 

לקוחות רבים המבקשים לבצע סריקה בעצמם או להיעזר בספקי שרותי סריקה נוטים לחשוב כי סריקה ברזולוציה גבוהה תיתן תוצאות טובות יותר. סורק מקצועי מאפשר סריקה ברזולוציה מכסימלית של 600 DPI.  
סריקה בעוצמה המירבית תיתן אמנם קובץ איכותי, אך יחד עם זאת משקל הקובץ יהיה גבוה והוא עשוי להגיע לערכים הנעים בין מספר מגה ביטים בודד ועד כמה עשרות מגה בייטים. אני יכול להמליץ בחום על סריקה מסוג זה במקרה אחד – כשתרצו לסרוק תמונות.  
אם יש לכם תמונות צבעוניות וחשוב לכם לקבל איכות דומה לצילום במצלמה דיגיטלית, כדאי לסרוק ברזולוציה המכסימלית.
 
קחו בחשבון שקצב הסריקה יהיה איטי, גם אם הסורק מחובר למחשב מתקדם. ככלל, כשאתם רואים סורקים המבטיחים ערכים של של 4,800 DPI או 9,600 DPI חשוב לדעת שערכים אלה אינם ערכי סריקה אמיתיים של הסורק, אלא מדובר בערכים שעברו אינטרפולציה באמצעות מעורבות תוכנה. מאידך, סריקת תמונות או מסמכים הדורשים איכות גבוהה מומלץ לבצע ברזולוציה של של 300 DPI. לקבלת איכות מכסימלית כדאי להגדיר את מצב הסריקה בערך גבוה של עומק הצבע, רצוי ב- 24 ביט.
 
אם אתם רוצים לסרוק מסמכים בשחור לבן בלבד, אני ממליץ על לא יותר מ- של 150 DPI. גודל הקבצים יהיה מספר עשרות קילו בייטים, האיכות תהיה טובה וקצב הסריקה יהיה מהיר.
לכן כשאתם מתלבטים באיזו רזולוציה לסרוק, השתמשו בהמלצות האלה ותקבלו סריקה איכותית, מהירה ובנפח קטן וסביר שלא יתפוס שטח אחסון גדול במחשב שלכם.
 
סריקה של מסמכים משרדיים האמורים להיות מאוחסנים כגיבוי בשרת הארכיב או מסמכים האמורים להישלח אחר כבוד בפקס, חשוב שתיעשה במחשבה תחילה, בעיקר אם היא מתבצעת במכשירים משולבים.
מסמכים אלה כדאי לסרוק ברזולוציה המומלצת במאמר הקודם, דהיינו של 150 DPI.
כשהמכשיר המשולב מכוון למצב אוטומט, הסריקה מתבצעת באיכות ירודה והמידע הנמצא במסמך אינו נאמן למקור. פקסים שנשלחם במצב כזה עלולים להגיע לנמען באופן לא ברור ובכך להחטיא את המטרה.
 
כיוון שכך יש להתייחס למכשיר המשולב כפי שמתייחסים לסורק מקצועי, דהיינו הגדרה מדויקת של כל הפרמטרים הדרושים לביצוע סריקה איכותית. אם אתם סורקים כמויות העולות על 100 מסמכים ביום, אני ממליץ על רכישת סורק מסמכים מקצועי אשר יבצע את עבודתו במהירות ובאיכות.
 
קיימים כיום בשוק סורקים רבים איכותיים של חברות כגון פוג''יטסו, קודאק, פנסוניק, זירוקס, קנון ועוד. רצוי לרכוש סורק שמגיע עם מזין נייר אוטומטי המכיל מקום ל- 50 דפים לפחות. אם אתם סורקים גם ספרים או חוברות כדאי לרכוש סורק המגיע כבר עם משטח סריקה נפתח יחד עם מזין נייר אוטומטי.
 
חשוב לדעת אם אתם צריכים לסרוק את המסמכים שלכם מצד אחד או משני הצדדים. אם אתם סורקים משני הצדדים, קנו סורק דופלקס. סורק כזה מבצע את הסריקה של שניצידי הדף בו זמנית וחוסך לכם זמן רב.
כשאתם רוכשים סורק וודאו שמגיע איתו מערכת (תוכנה או חומרה) המבצעת שיפור אוטומטי של איכות המסמך הסרוק. מערכת כזו תייצר לכם מסמכים איכותיים ותחסוך לכם את הצורך בסריקה נוספת של מסמכים בעייתיים.
 
פרמטר חשוב נוסף הוא גודל הסורק. אם אתם סורקים מסמכים בגודל A3 רצוי לעשות זאת בסורק בגודל המתאים ולא לקפל את הדף לשנים ולסרוק אותו משני צידיו. סורקי A3 יקרים באופן משמעותי מסורקים A4.
 
הכותב הוא מנהל האתר דוקיומנטס (Documents) – אתר השער לניהול וסריקת מסמכים.
http://www.documents.co.il