http://www.documents.co.il

ניהול וסריקת מסמכים, חתימה אלקטרונית ו- OCR


למרות הניסיונות הרבים לצמצום ופישוט המידע הארגוני, חברות וארגונים רבים עמוסים בכמויות עצומות של מידע וידע מסוגים שונים, בכללם קבצי מסמכים כגון word, excel, pdf, powerpoint, tif, jpg , הודעות דואר ועוד. קבצים אלה נוצרים ע"י מערכות המחשוב והם מהווים עומס רב של נתונים במערכת. מסמכים רבים מצטברים עם השנים לכמויות עצומות של מאות אלפי מסמכים ב- HARDCOPY. מסמכים אלה מתויקים בקלסרים עבי כרס ומאוחסנים בשנים הראשונות ארונות החברה ובשלב השני מועברים אחר כבוד לבתי גניזה.
על אף שעלויות אחסון המידע ירדו מאוד וקיימים כיום אמצעים לאחסון כמות עצומה של מידע, בכל זאת יש צורך בניהול מידע זה, התאמתו לתוכנות הפועלות במערכת והיכולת לאחזר במהירות את הקובץ הרצוי.
 
חזון המשרד ללא נייר מחייב התקנת מערכת יעילה וחכמה שתוכל לאחזר את המסמך, ואף את גרסאותיו הקודמות, במהירות וביעילות.  יחד עם זאת יש לשמור על אבטחת המידע ולקבל יכולות של הגדרת משתמשים והגדרת הרשאות מתאימות למי מותר לראות מה, למי מותר לעדכן מה, למי מותר רק ליצור מסמכים ועוד.
 
לשם כך יש צורך במערכת תוכנה לניהול מסמכים שתהיה פרוסה ומשותפת לכל הארגון, ושתדע להתממשק למסמכים סרוקים מכל סוג, שתכיל יכולות חיפוש מתקדמות, שתדע לנהל היטב את המסמכים, שתתן התראות, חיוויים על שיהויים שנעשו במסמך מיצירתו בפעם הראשונה ועוד. מערכות חכמות יודעות לרכז את המידע שיש במסמכי הארגון ולנהל אותם ביעילות, עם יכולות אחזור מהיר, קישוריות לסביבת העבודה ועוד. מערכת תוכנה חכמה מייצרת לארגון חסכון רב בזמן המתורגם כמובן לכסף. קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, אולם לא כל מערכת מתאימה לכל לקוח.
 
לא די במערכת תוכנה חכמה ששומרת על מסמכים דיגיטלים שנוצרו בה, אלא יש צורך בטיפול במסמכי נייר שנסרקו והומרו לקובץ דיגיטלי, כך שהארגון יוכל לשלוף אותם ולצפות בהם בשעת הצורך. לדוגמה: תעודות משלוח שנתקבלו חתומות ויש צורך לווידוא ואישור קבלת המוצרים ע"י הלקוח וחתימתו על התעודה.
 
קבצים סרוקים כאלה יש צורך לשמור במערכת ולשלבם כמסמכים דיגיטלים קריאים וברי חיפוש לכל דבר. תהליך של סריקת מסמכים ושילובם במערכת הממוחשבת מחייבת הקפדה על סדרת תהליכים עוקבים שיבטיחו את הצלחת הפרוייקט ויכולת טובה של אחזור המסמכים בשעת הצורך. פרוייקט מסוג זה מחייב מיון וסינון המסמכים, הגדרה ובחירת שיטת המפתוח של המסמכים, סריקת המסמכים באמצעות סורק מהיר ואיכותי ושילובם במאגר הממוחשב של הארגון, והטמעת מערכת האחזור בעמדות עבודה הרצויות. סריקת המסמכים ושילובם במערכת יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של בתי ארכיב ועלויות ציוד אחסון משרדי כגון קלסרים וארוניות. במקביל נוצרת יכולת שליטה על המידע בארגון מיום שהחלו להיווצר בו מסמכים. הכנסת מסמכים סרוקים למערכת מאפשרת יכולת לאחזר ולשלוף אותם בשעת הצורך ולא לבזבז זמן על חיפוש ניירות בקלסרים ובתי ארכיב.

בארגונים רבים (עסקיים, ממשלתיים וכו'') יוצרים מסמכים הדורשים חתימה של גורמים מסוימים. מסמכים אלה מועברים לנמענים הדרושים לחתימה, אולם יש צורך בהדפסתם לשם הוספת חתימת הנמען. השימוש בחתימה אלקטרונית מאפשר לבצע חתימה על מסמכים, ללא הצורך המוקדם בהדפסתם.
 
באמצעות כך נחסכת עלות הדפסה של המסמך (לדוגמה: מסמך של 300 עמוד שיש להעבירו בין חברות כשהוא חתום).
 
שילוב פתרון זה במערכת המחשוב הארגונית היא בעלת יתרונות רבים. ע"י בחירת פתרון איכותי וידידותי שמתממשק לתוכנת ניהול המסמכים הארגונית ועם תוכנות אופיס המייצרות מסמכים ניתן לשלב באופן אוטומטי שדות בהם תשולב חתימה ידנית, תוך הגדרת מאפיינים מתאימים וברמת אבטחה גבוהה.
 באופן כזה ניתן לשגר את המסמך לסבב חתימות במייל ולהחזיר מסמך מוכן לנמען הרצוי. בתהליך כזה הארגון יחסוך זמן, ניירות ועלויות משלוח, וכל זאת ברמת אבטחה גבוהה.
תוכנת OCR מסייעת לתהליך חיפוש הטקסט הרצוי במסמכים, כך שכל נייר שנסרק למערכת המחשוב יהיה בעל יכולת אחזור מהירה ויכות קריאה, כאילו שנוצר מלכתחילה כקובץ דיגיטלי.
 
עם הפעלת פונקצית החיפוש, מערכת התוכנה לניהול מסמכים תהיה מסוגלת לאתר ולזהות את
מילות המפתח הנדרשות ולשלוף את המסמך הרצוי מבין עשרות ומאות אלפי מסמכי הארגון.
מערכת OCR טובה צריכה לאפשר זיהוי לא רק על ספרייה ספציפית, אלא גם על תתי הספריות שלה.
 
הפלט הרצוי בדרך כלל הוא קובץ WORD המשמר את מבנה הדף המקורי, כולל טבלאות, טורים ותמונות, וכל זאת בגודלם המקורי.
 
אפשרות נוספת מייצרת מסמך PDF דו-שכבתי הכולל את קובץ התמונה המקורית ואת הטקסט שזוהה והפך לבעל יכולת חיפוש ואחזור כאילו שנוצר במקור כקובץ טקסט דיגיטלי.
 
הכותב הוא מנהל האתר דוקיומנטס (Documents) – אתר השער לניהול וסריקת מסמכים.
http://www.documents.co.il